Vous avez décidé d’organiser un séminaire d’entreprise ? Cette pratique très à la mode est un événement important qui doit être bien préparé à l’avance pour connaître le succès. Les conseils suivants vont vous aider à faire de votre séminaire une réussite.
L’organisation d’un séminaire d’entreprise
La préparation d’un tel événement repose sur des points clefs essentiels. En effet, il faut se poser les bonnes questions au préalable pour que le jour ‘j’ soit une date qui marquera les esprits de manière positive :
- quels sont les objectifs de cet événement ? (resserrer les liens entre les collaborateurs, les récompenser, affirmer une nouvelle stratégie…) ;
- comment répartir le budget alloué ?
- qui doit être invité et comment gérer les participants ?
- où va se passer l’événement ?
Les buts doivent être définis avec précision car ils correspondent à une stratégie de management efficace qui doit faire évoluer votre société. Ces objectifs peuvent être orientés vers la productivité afin d’augmenter le chiffre d’affaires, vers l’interaction entre vos collaborateurs afin de booster leur motivation au travail, d’aborder les futurs enjeux de la société pour optimiser sa croissance…
Pour bien répartir le budget, le mieux est de demander des devis auprès de plusieurs prestataires afin d’obtenir le meilleur tarif. Il faut compter généralement un tiers des dépenses pour chaque prestataire (lieu, installations techniques, logisticiens, traiteurs…).
Veillez à dresser la liste des invités au départ. Envoyez leur ensuite des invitations par mail en précisant bien la date et le lieu de l’événement et n’hésitez pas à les relancer juste avant le jour ‘j’ pour être sûr qu’ils seront bien présents.
Le lieu doit pouvoir recevoir l’ensemble des participants. Il doit être accueillant et attractif afin de dynamiser les invités.
Bien définir les enjeux du séminaire d’entreprise
L’organisation de cet événement passe par la mise en place rigoureuse des divers enjeux. Si les objectifs sont plutôt orientés vers le côté humain, le lieu devra être chaleureux et le cadre propice pour que la communication entre les participants soit conviviale. Le but est que vos collaborateurs se sentent bien au sein de votre entreprise. L’endroit doit pouvoir accueillir des activités de groupe comme une chasse au trésor, des cours de yoga, tout ce qui peut détendre et resserrer les liens entre vos collaborateurs.
Si les objectifs sont plutôt orientés vers la stratégie, choisissez un cadre moins austère qu’une salle de conférence. Les invités ne doivent pas avoir l’impression d’être conviés à une réunion de travail. Le mobilier doit être plus confortable avec des fauteuils confortables et des tables design et la pièce doit être décorée avec des plantes qui confèrent une ambiance nature et invitent à la détente.
Si les buts sont tournés vers le développement de l’image de marque, le lieu impactera fortement sur le message que la société désire faire passer. S’il s’agit par exemple d’initier les collaborateurs aux nouvelles technologie, l’organisation doit reposer sur la mise en place d’éléments comme des tablettes tactiles, des écrans interactifs qui vont initier les participants de façon ludique.
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